Réussir un événement virtuel

Réussir un événement virtuel

Réussir un événement virtuel

Événements virtuels, les essentiels pour une réussite totale!

Un événement virtuel est un événement qui se tient entièrement en ligne, à un moment précis et dont la webdiffusion se fait via une plateforme qui permet, selon le choix de celle-ci, divers niveaux d’interactivité. La diffusion peut se faire en LIVE, c’est-à-dire au moment réel de sa production ou il peut s’agir de contenu pré-enregistré.
Il y a plusieurs types d’événements en virtuels disponibles pour les entreprises ou autres groupes, en voici quelques exemples :
Webinaires : Un webinaire permet à un conférencier ou à une organisation de présenter de l’information. L’interaction avec le public est souvent plus limitée que lors d’une réunion ou d’un atelier. On s’attend des participants à ce qu’ils soient spectateurs principalement.
Réunions et ateliers : Les réunions ou les ateliers sont plus participatifs. Chacun des invités a un rôle à jouer, un droit de parole, un objectif à partager avec les autres. Il peut s’agir de réunions d’affaires, ou de 5 à 7 festifs avec des activités en ligne telles qu’un atelier de mixologie, un jeu ou une activité de team building.
Assemblée générale en ligne : La loi oblige les OBNL, les coopératives, les syndicats, etc. à tenir des assemblées générales. Il est donc fort probable que vous ayez repoussé la vôtre au maximum, mais que la distanciation physique vous force à tenir votre AGA de façon virtuelle. Ses événements sont particuliers, car ils doivent suivre un protocole, avoir des proposeurs et des secondeurs, des périodes de questions, ainsi que des votes en ligne.
Levée de fonds virtuelle : Les levées de fonds en ligne peuvent prendre plusieurs formes. Parmi les plus populaires, on retrouve les encans virtuels ou plusieurs produits sont mis en vente afin d’amasser des fonds. Lors de ces événements virtuels, la mise en valeur des commanditaires est primordiale.
Quelque soit l’événement que l’on désire présenter, il est important de bien choisir la plateforme qui sera utilisée pour la diffusion. Selon le niveau d’aisance avec la technologie et le matériel informatique disponible aux participants, plusieurs choix s’offrent aux organisateurs. Pour en assurer la réussite, il est important de faire il est important d’avoir une équipe dévouée qui s’occupera de gérer l’événement AVANT, PENDANT et APRÈS celui-ci.    

AVANT l’événement, il est primordial de :

Définir vos objectifs :
À quoi servira votre événement, à informer, à divertir?
Établir le programme de l’événement :
Est-ce que des pauses seront nécessaires ?
Déterminer le rôle des intervenants : Pour s’assurer du bon fonctionnement de l’événement, une bonne stratégie peut être d’avoir, en plus des intervenants, des modérateurs et des animateurs.
Prévoir un essai avec les intervenants : Faire une « générale » pour être certains que l’équipement informatique fonctionne et que chaque intervenant est à l’aise avec la technologie et la plateforme utilisée pour la diffusion. Cela évitera bien des problèmes, le jour J.

PENDANT l’événement :

Offrir un support technique constant :  Tout au long de l’événement, chaque participant doit avoir accès à quelqu’un en cas de difficulté informatique.

Expliquer le déroulement : Pour les événements de longue durée, il est impératif d’expliquer aux participants ou au public le déroulement du programme. La durée des pauses s’il y a lieu, la période de questions, l’ordre des intervenants, etc… doivent être mentionnés en début de rencontre pour assurer un bon déroulement de l’activité.

Modérer les questions et les commentaires : Cela permet d’assurer un bon fonctionnement de l’événement, le respect des participants et des intervenants, et aussi d’offrir un meilleur service à la clientèle.

Respecter l’horaire établi : Bien qu’il s’agisse d’un événement auquel les gens n’ont pas à être physiquement présents, ils ont probablement planifié leur horaire personnel en conséquence. Il est donc important de respecter l’heure de présentation des différentes interventions pour s’assurer de bien respecter la durée de l’activité et le temps d’antenne de chacun.

Après l'événement :

Demander les commentaires des participants : Cela permettra d’apporter des améliorations en cas de nouveaux événements.

Proposer les interventions en REPLAY : S’il est possible d’enregistrer la conférence ou les interventions des experts présents lors de votre activité, il est toujours intéressant d’en garder une copie qui sera alors disponible à l’entreprise ou aux gens qui n’ont pas pu être présents en direct.
 
Offrir une expérience exceptionnelle :
Même s’il ne s’agit pas d’une expérience en présentiel, quelques astuces pourraient faire en sorte de rendre celle-ci mémorable pour vos participants. Il devra comporter des transitions faciles entre les interventions ou les sessions.
  1. Il devra comporter des transitions faciles entre les interventions ou les sessions.

  2. Vous pouvez également transformer votre événement en expérience personnelle qui se démarque.

  3. Utilisez la puissance de la technologie pour personnaliser l’activité en fonction du groupe d’âge et des intérêts du groupe.

  4. Finalement, s’il est possible pour vous de fournir des documents auxquels les participants pourront accéder suite à l’activité, cela augmentera votre couverture post-événement et maximisera le nombre de vues.

  5. Finalement, s’il est possible pour vous de fournir des documents auxquels les participants pourront accéder suite à l’activité, cela augmentera votre couverture post-événement et maximisera le nombre de vues.

En conclusion, peu importe le type d’événement que vous souhaitez organiser en virtuel, celui-ci doit être pris en charge avec autant de rigueur qu’un événement en présentiel. La planification, la pratique et les commentaires des intervenants et des participants doivent être prises au sérieux. Faire appel à une compagnie spécialisée en création d’événements alors devient essentiel et vous permettra de profiter vous aussi de l’activité en plus de vous assurer que tout fonctionne rondement!
Clara